2.6.8. Согласование заявок на закупку.

Успешно созданные Заявки на закупку следует согласовать с вышестоящим органом, в случае же самостоятельного размещения – перевести документ в согласованное состояние. Для этого используется маршрут бизнес-процесса, который в каждом регионе настраивается индивидуально, согласно принятому документообороту.

Согласование следует проводить для каждого документа «Заявка на закупку», т.к. только из согласованной Заявки на закупку возможно дальнейшее формирование Проекта извещения или же создание Контракта с единственным поставщиком, не требующих публикации Извещения в ЕИС.

Чтобы отправить документ по маршруту, достаточно выделить необходимую Заявку на закупку и нажать на кнопку [Отправить по Маршруту] (Рисунок 1).

В случае успешной отправки документа по маршруту, Система выведет соответствующий протокол, в котором будет отражена следующая информация: на какой этап маршрута документ был переведен, какое подразделение продолжит работу с ним (Рисунок 2). Данный протокол несет для заказчика информационный характер, чтобы он понимал, куда ушел документ. Поэтому протокол можно не сохранять, достаточно просмотреть его и закрыть.

Документы не всегда могут успешно переходить на следующий этап согласования. Причина тому – контроли, установленные на этапах движения документа по маршруту, а также то, что текущим исполнителем на этапе маршрута является пользователь, не обладающий правами на дальнейшее перемещение документа. Во всех подобных случаях выходит протокол, в котором будут описаны причины, почему документ не может быть отправлен далее (Рисунок 3).

Подобный протокол может выйти на этапе согласования Заявки на закупку у ГРБС, если заказчик попытается самовольно подвинуть документ дальше по маршруту.

Кроме проверки прав пользователей, на маршрут добавляются контроли, которые могут проверять как правильность заполнения отправляемых документов (аналогично тем, что возникают при сохранении документа), так и наличие необходимых прикрепленных электронных копий документов. В таких случаях следует исправить выявленные неточности и повторить отправку документа по маршруту по кнопке [Отправить по Маршруту].

Документ, успешно переданный на согласование в вышестоящий орган, пропадет из фильтра, в котором он находился ранее, и перейдет в фильтр, отражающий его текущее положение (Рисунок 4).

Фильтры документов в Навигаторе выстраиваются в основном в том порядке, в котором происходит процесс согласования документа. На примере видно, что следующим фильтром после «Создание новой» располагается «На согласовании у ГРБС» и только потом «На согласовании у УО». Фильтр «Возвращены на доработку» используется для отображения документов, которые вернули заказчику на доработку проверяющие органы. По кнопке [История прохождения документа по маршруту] (Рисунок 4) можно увидеть, кем и, когда документ был отправлен по маршруту, а также комментарий специалиста, который переместил документ, к примеру, на доработку (Рисунок 5).

Если документ прошел проверку на одном этапе согласования, то он отправляется вышестоящим органом на следующий этап по кнопке [Отправить документ по маршруту]. И так до тех пор, пока не дойдет до фильтра «Принятые к исполнению».

Движение документа по маршруту может быть не всегда прямолинейным, и часто исполнителю на маршруте приходится выбирать действие, которое следует применить к данному документу (Рисунок 6). В случае необходимости, исполнитель (в ходе перемещения документа по маршруту) может написать причину отправки документа по тому или иному пути маршрута в поле «Комментарий», выделить необходимое действие и нажать на кнопку [ОК]. Если окно выбора действий будет закрыто или будет нажата кнопка [Отмена], то документ останется в том состоянии, в котором он был ранее и дальше по маршруту не пойдет.

Написанный комментарий в дальнейшем будет доступен заказчику в истории прохождения документа по маршруту.

При согласовании Заявки на закупку, в которой выбран способ определения поставщика соответствующий самостоятельному проведению закупки, документ «Заявка на закупку», после того как будет отправлен по маршруту по кнопке [Отправить документ по маршруту], - получает статус «Принято к исполнению» без процедуры согласования ее с вышестоящим органом.

В фильтре «Принято к исполнению» заказчикам доступна кнопка [Сформировать проект извещения] (Рисунок 7), а также кнопка [Сформировать контракт].

По нажатию на кнопку [Сформировать проект извещения] Система сформирует Проект извещения с тем способом определения поставщика, который был выбран в Заявке на закупку.

По нажатию же на кнопку [Сформировать контракт] в Системе будет сформирован Контракта. Более подробно о таких Контрактах описано в п. 2.14.1. данного руководства.